PENGEMBANGAN SISTEM PENDAFTARAN MAHASISWA BARU SECARA ONLINE - 2

BAB II

DESKRIPSI UMUM

2.1 Perspektif

Sistem Registrasi Online merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan registrasi yang melibatkan antara calon mahasiswa, petugas registrasi, dan data atribut lainnya. Sistem Registrasi Online melakukan kegiatan proses registrasi calon mahasiswa, penjadwalan ujian seleksi calon mahasiswa.

Selama ini Sistem Registrasi belum mahasiswa baru belum dilakukan s

ecara Online yaitu dengan interaksi langsung antara calon mahasiswa dan petugas registrasi. Dengan pembuatan Sistem Registrasi Online ini maka diharapkan terciptanya kemudahan dalam melakukan proses registrasi bagi para pendaftar, dan juga kemudahan petugas registrasi dalam mengolah data para calon mahasiswa yang mendaftar. Sistem Registrasi berbasis web pada Universitas XXX ini dapat dijelaskan dengan gambar di bawah ini:

Arsitektur pada gambar menggunakan database MySQL. Aplikasi yang dibangun memanfaatkan PHP. Aplikasi yang dikembangkan dapat dijalankan pada semua komputer yang mendukung, dan baik pada lingkungan sistem operasi Windows maupun Linux.

Sistem yang di perlukan meliputi server database, server aplikasi dan aplikasi berbasis web yang dapat di akses melalui intranet atau internet. Aplikasi ini meliputi sistem registrasi Online yang digunakan untuk memberikan informasi bagi calon pendaftar dan untuk pengisian formulir pendaftaran, dan sistem registrasi Online untuk petugas registrasi yang akan menerima data para pendaftar dan mengolahnya untuk keperluan internal Universitas. Sistem kerjanya yaitu calon mahasiswa atau pendaftar mengakses aplikasi registrasi Online melalui internet, lalu melakukan proses registrasi awal untuk memperoleh email berupa syarat pendaftaran. Setelah memenuhi syarat-syarat pendaftara, calon mahasiswa yang mendaftar dapat mengisi formulir dan mengatur jadwal ujian seleksi mereka.

2.2 Lingkup Masalah

Setiap Universitas memerlukan sarana yang dapat memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi tentang Universitas itu sendiri, begitu juga dengan pelayanan lain yaitu kemudahan dalam proses pendaftaran untuk menjadi mahasiswa di Universitas tersebut. Sehubungan dengan hal-hal tersebut, maka dapat dirumuskan masalah yang dihadapi dalam perancangan aplikasi ini, yaitu:

a) Bagaimana mendesain, membuat dan menghasilkan suatu sistem registrasi yang berwasis web untuk menyimpan, menampilkan, dan mengubah pendaftar yang akan disampaikan dan diperlukan oleh petugas registrasi maupun pendaftar.

b) Bagaimana informasi pada website dapat di update dengan mudah pada waktu yang diinginkan sesuai dengan tujuan dibuatnya aplikasi ini, yaitu memudahkan masyarakat dalam melakukan proses registrasi.

c) Aplikasi ini dibuat untuk memberikan kemudahan bagi pendaftar dan juga memudahkan petuga registrasi dalam mengolah data-data pendafatar, jika dilihat dari segi waktu, aplikasi ini juga memberikan keefektifan dalam mempersingkat proses registrasi tanpa harus mengunjungi Universitas terlebih dahulu saat akan mendaftar.

2.3 Deskripsi Informasi

2.3.1 Informasi representasi Alur

Sistem Registrasi Online adalah aplikasi registrasi online yang dapat diakses oleh kalangan masyarakat yaitu calon mahasiswa yang akan mendaftar, dan petugas registrasi. Untuk dapat memperoleh data-data dari calon mahasiswa, petugas registrasi juga menggunakan data tersebut untuk mengatur kegiatan ujian tes masuk di Universitas.

2.3.2 Representasi Isi Informasi

Isi informasi dalam aplikasi ini meliputi data pendaftar yang melakukan registrasi awal data pendaftar yang telah mengisi formulir, dan jadwal ujian untuk tes masuk Universitas. Dalam jangka waktu tertentu, informasi mengenai tanggal ujian seleksi akan mengalami perubahan tergantung dari formulir yang masuk dan kapasitas dari total peserta ujian.

2.4 Deskripsi Interface Sistem

2.4.1 User Interface

Aplikasi perangkat lunak Sistem Registrasi Online Universitas XXX ini dikembangkan dengan menggunakan PHP. Perangkat lunak ini dilengkapi dengan menu untuk pengaksesan berbagai fungsi yang disediakan. Interaksi antara pengguna dan perangkat lunak dilakukan dengan menggunakan keyboard dan mouse. Ada beberapa fungsi yang hanya bisa dilakukan dengan mouse dan ada yang bisa dilakukan baik dengan keyboard dan mouse misalnya pengaksesan menu.

2.4.2 Hardware Interface

Kebutuhan minimum perangkat keras yang dapat digunakan adalah:

1. PC IBM Compatible

2. Monitor VGA yang dapat menampilkan resolusi minimal 800 x 600 pixel.

3. Keyboard dan mouse untuk interaksi antara pengguna dengan sistem.

Semua perangkat keras yang digunakan merupakan perangkat standar dalam sistem komputer dan menggunakan port standar yang ada.

2.4.3 Software Interface

Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah:

1. Nama : XAMPP 1.7.3

Sumber : Microsoft

Sebagai basis data yang dibutuhkan dalam mengoperasikan perangkat lunak.

2. Nama : notepad++

Sumber : Microsoft

Sebagai tool perancangan yang dibutuhkan dalam pembuatan perangkat lunak website alumni.

3. Nama : Mozilla Firefox

Sumber : Microsoft

Sebagai browser internet yang dibutuhkan oleh pengguna untuk melakukan akses terhadap perangkat lunak.

4. Nama : Internet Information Services (IIS)

Sumber : Microsoft

Sebagai Web Server.

5. Nama : Windows XP

Sumber : Microsoft.

Sebagai sistem operasi komputer.

2.4.4 Communication Interface

Antarmuka komunikasi perangkat lunak website menggunakan protocol TCP/IP karena perangkat lunak ini digunakan untuk mendukung model sistem client-server dengan media komunikasi intranet atau internet.

2.5 Deskripsi Fungsionalitas & Non Fungsionalitas

2.5.1 Deskripsi Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang harus ada di dalam system yang akan dibuat. Kebutuhan yang harus ada pada Sistem Registrasi Online Universitas XXX ini yaitu:

1. Sistem harus bisa menyebarkan informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada masyarakat yang akan mendaftar, dan juga petugas registrasi.

2. Menyediakan sarana bagi Universitas XXX untuk menyimpan, monitor dan mengupdate data calon mahasiswa yang melakukan registrasi dan mengisi formulir pendaftaran.

3. Mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen Universitas XXX yang berisi informasi dan dokumen yang reliable.

2.5.2 Deskripsi NonFungsional

Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework. Kebutuhan nonfunctional yang telah diuraikan di atas dapat dirangkum dalam tabel di bawah ini, dengan klasifikasi PIECES framework:

Jenis Kebutuhan Non-functional	Penjelasan
Kinerja (Performance)	- Pekerjaan diharapkan dapat diselesaikan lebih cepat, sehingga dapat meningkatkan troughput sistem. Peningkatan yang terjadi besarnya sesuai dengan jenis prosesnya.
Informasi (Information)	- Mencegah terjadinya redundancy data. - Data harus akurat, yaitu dengan meminimalisasi kesalahan pencatatan data. - Data harus konsisten.
Segi Ekonomi (Economic)	- Mengurangi ATK. - Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem tidak melebihi budget yang sudah ditentukan.
Pengontrolan Sistem (Control)	- Internal User yang akan menggunakan sistem adalah petugas registrasi. - External User yang akan menggunakan adalah calon mahasiswa yang mendaftar - Memiliki backup data, sehingga sistem lebih reliable. - Meningkatkan keamanan data, terutama data-data yang bersifat confidential.
Efisiensi Sistem (Eficiency)	- Mempermudah petugas registrasi dalam mengolah data-data calon mahasiswa - Menghemat waktu calon mahasiswa dalam melakukan proses pendaftaran
Pelayanan Sistem (Service)	- Memberikan data-data yang akurat dan lengkap untuk proses pengolahan data dan registrasi yang dilakukan oleh pihak Universitas. - Data yang ditampilkan harus mudah dibaca dan terstruktur.

PENGEMBANGAN SISTEM PENDAFTARAN MAHASISWA BARU SECARA ONLINE - 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kehadiran teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah memungkinkan pengembangan sistem informasi manajemen berbasis komputer. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai data. Didukung dengan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat, perusahaan dapat membangun sistem informasi manajemen yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Umumnya kejadian yang sering terjadi pada perguruan tinggi ataupun akademi adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk proses pendaftaran, dan jadwal ujian seleksi calon mahasiswa. Hal ini merupakan salah satu proses yang merupakan interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun akademis yang diwakilkan oleh pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun sedemikian rupa dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu. Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan data antara user yang merupakan calon mahasiswa dan pengolahan yang merupakan bagian dari sistem registrasi yang menerima inputan dari calon mahasiswa dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan transaksi kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi tersebut. Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi adalah banyaknya pengolahan data yang memerlukan pengolahan dalam waktu yang relative singkat. Adanya kondisi dimana kebutuhan untuk pengolahan data yang lebih interaktif dimana pada saat ini begitu jauhnya penerapan teknologi informasi berbasis web yang sangat membantu dalam penyebaran informasi secara global. Sehingga penerapan pengolahan data ataupun aplikasi berbasis web dapat di terapkan di Universitas ataupun akademi, sehingga interaksi antara user yang merupakan calon mahasiswa dan Universitas yang merupakan bagian dari sistem yang ada dapat melakukan kegiatan registrasi secara Online. Data-data internal Universitas diolah dengan menggunakan teknologi Komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis web programming.

Dengan keadaaan seperti ini dapat disimpulkan bahwa, dibutuhkan adanya Sistem Registrasi Online yang terdiri dari 2 komponen yaitu :

1. Komponen Front End Web, interaksi antar muka untuk pengolahan data calon mahasiswa dan universitas.

2. Komponen Back End Web, merupakan komponen yang mengolah data antara inputan dari calon mahasiswa dan melakukan pengupdatean data-data tersebut untuk kegiatan registrasi selanjutnya.

1.2 Tujuan

Tujuan pengembangan Sistem Registrasi Online pada Univeritas XXX ditujukan untuk melakukan kegiatan registrasi yang terstruktur dan informatif, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan perubahan data, pencarian dan publishing data dengan menggunakan teknologi komputer. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Registrasi Online ini adalah :

1. Kemudahan bagi calon mahasiswa untuk melakukan proses registrasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara internet.

2. Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh calon mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data.

3. Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Registrasi Online menggunakan database yang tersimpan didalam komputer.

1.3 Definisi/Penjelasan

- Input : pemasukan data yang akan diolah menjadi informasi

- Update : melakukan perubahan data yang telah diinput sebelumnya menjadi sebuah data yang diinginkan untuk menjadi sebuah informasi baru

- Informasi : Sekumpulan data yang telah diproses dan diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata

- Database : suatu kumpulan data-data yang disusun dan dikelompokan secara terstruktur sehingga membentuk informasi yang sangat berguna

- Hak akses : hak yang dimiliki oleh user untuk menggunakan sistem

- Pemeliharaan : proses pengecekan dan perbaikan berkala untuk menjaga sistem dalam keadaan baik

- User internal : pengguna system yang berasal dari petugas Registrasi di Universitas XXX

- User eksternal : pengguna sistem yang berasal dari luar petugas Registrasi Universitas XXX

PENGEMBANGAN SISTEM PENDAFTARAN MAHASISWA BARU SECARA ONLINE - 3

SPESIFIKASI KEBUTUHAN

3.1 Batasan Masalah

Sistem Registrasi Online ini akan memproses data-data yang dimasukkan oleh masyarakat pengguna yaitu calon mahasiswa yang mendaftar. User atau calon mahasiswa diharuskan melakukan registrasi awal terlebih dahulu yaitu dengan mendfatarkan nama dan alamat email mereka. Setelah itu user akan memperoleh pesan berupa syarat-syarat informasi pendafataran yang dikirimkan ke email yang sudah mereka daftarkan sebelumnya.

User yang sudah menerima email diharapkan untuk melakukan pembayaran formulir melalui transfer ke nomor rekening yang sudah diberitahukan melalui email untuk memperoleh nomor pendaftaran dan dapat mengisi formulir yang akan tersedia di tahap selanjutnya. Setelah melakukan proses pembayaran, calon mahasiswa diharuskan untuk melakukan verifikasi pembayaran dengan cara mengirimkan fax bukti pembayaran kepada pihak Universitas. Untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya, calon mahasiswa dapat menunggu maksimal satu minggu untuk dapat memperoleh nomor pendaftaran dan memasukkan data lengkap mereka di formulir pendaftaran yang juga tersedia dalam aplikasi pendaftaran online.

· Input : Sistem berjalan dilihat dari dua segi pengguna yaitu calon mahasiswa dan petugas registrasi.

- Calon mahasiswa yang telah memperoleh akses untuk melakukan registrasi ke tahap selanjutnya dapat langsung mengisi data-data mereka secara lengkap dan memilih jurusan yang tersedia di Universitas Indraprasta, masing-masing calon mahasiswa dapat memilih dua pilihan jurusan. Setelah mengisi data-data dan melakukan pilihan jurusan, calon mahasiswa akan melanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu pemilihan waktu ujian seleksi calon mahasiswa.

- Petugas registrasi akan melakukan pembaruan data mengenai informasi ujian seleksi masuk, dilihat dari kapasitas yang tersedia apabila sudah terpenuhi, maka petugas registrasi akan memasukkan jadwal ujian seleksi masuk yang baru. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kelebihan peserta yang akan melakanakan ujian seleksi masuk pada waktu yang tersedia.

· Proses : Data-data para pendaftar yang telah diinput oleh calon mahasiswa akan diolah oleh sistem registrasi online, sesuai dengan jurusan yang telah dipilih oleh tiap calon mahasiswa dan waktu ujian seleksi mahasiswa. Data-data pendaftar ini akan diproses sesuai dengan nomor pendaftaran mereka, dan seterusnya sistem akan memperbarui nomor pendaftaran secara otomatis agar tidak terjadi redundancy data yaitu adanya kesamaan data nomor pendaftaran. Dalam jangka waktu tertentu, sistem akan memperbarui tanggal ujian seleksi mahasiswa baru, hal ini tergantung dari kapasitas yang tersedia dan juga bagaimana user internal yaitu petugas registrasi mengatur penjadwalan ujian seleksi mahasiswa baru.

· Output : Hasil pengolahan data Sistem Registrasi Online dapat dilihat dari dua segi pengguna, yaitu:

- Dari segi Eksternal User: Calon mahasiswa yang telah mingisi formulir pendaftaran dapat mencetak formulir tersebut sebagai bukti telah melakukan proses pendaftran secara online.

- Dari segi Internal User: Petugas registrasi dapat memperoleh informasi mengenai para pendaftar yang sudah melakukan proses registrasi. Hal ini digunakan untuk mengolah data-data tersebut ke tahap selanjutnya seperti penjadwalan ujian seleksi masuk mahasiswa baru. Jika kapasitas sudah penuh, petugas registrasi akan mencetak daftar-daftar nama calon mahasiswa yang akan melakukan ujian seleksi masuk sesuai dengan waktu yang dipilih.

3.2 Komponen-komponen Kebutuhan Sistem

Komponen-komponen yang sangat berperan dalam menunjang penerapan sistem yang dirancang terhadap pengolahan data. Beberapa komponen yang dibutuhkan sistem unutk dapat beroperasi dengan baik antara lain:

3.2.1 Spesifikasi Hardware

Hardware merupakan komponen yang sangat dibutuhkan dalam mewujudkan sistem yang diusulkan. Dalam hal ini perincian spesifikasi hardware yaitu:

- PC dengan Prosesor Intel Pentium IV 2.0 GHz

- Hardisk sesuai kebutuhan

- Memori DDR 256 Mb

- Monitor, Mouse dan Keyboard.

3.2.2 Spesifikasi Software

Hardware tidak akan dapat memecahkan suatu masalah tanpa adanya komponen software. Adapun software yang digunakan dalam pembuatan Sistem Registrasi Online ini adalah:

- Windows XP sebagai sistem operasi.

- Apache 2.2.4 sebagai web Server

- PHP 5.2.1 sebagai Web programming

- XAMPP 1.7.3 sebagai server database.

- Notepad++