PENGEMBANGAN SISTEM PENDAFTARAN MAHASISWA BARU SECARA ONLINE - 2

BAB II

DESKRIPSI UMUM

2.1 Perspektif

Sistem Registrasi Online merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan registrasi yang melibatkan antara calon mahasiswa, petugas registrasi, dan data atribut lainnya. Sistem Registrasi Online melakukan kegiatan proses registrasi calon mahasiswa, penjadwalan ujian seleksi calon mahasiswa.

Selama ini Sistem Registrasi belum mahasiswa baru belum dilakukan s

ecara Online yaitu dengan interaksi langsung antara calon mahasiswa dan petugas registrasi. Dengan pembuatan Sistem Registrasi Online ini maka diharapkan terciptanya kemudahan dalam melakukan proses registrasi bagi para pendaftar, dan juga kemudahan petugas registrasi dalam mengolah data para calon mahasiswa yang mendaftar. Sistem Registrasi berbasis web pada Universitas XXX ini dapat dijelaskan dengan gambar di bawah ini:

Arsitektur pada gambar menggunakan database MySQL. Aplikasi yang dibangun memanfaatkan PHP. Aplikasi yang dikembangkan dapat dijalankan pada semua komputer yang mendukung, dan baik pada lingkungan sistem operasi Windows maupun Linux.

Sistem yang di perlukan meliputi server database, server aplikasi dan aplikasi berbasis web yang dapat di akses melalui intranet atau internet. Aplikasi ini meliputi sistem registrasi Online yang digunakan untuk memberikan informasi bagi calon pendaftar dan untuk pengisian formulir pendaftaran, dan sistem registrasi Online untuk petugas registrasi yang akan menerima data para pendaftar dan mengolahnya untuk keperluan internal Universitas. Sistem kerjanya yaitu calon mahasiswa atau pendaftar mengakses aplikasi registrasi Online melalui internet, lalu melakukan proses registrasi awal untuk memperoleh email berupa syarat pendaftaran. Setelah memenuhi syarat-syarat pendaftara, calon mahasiswa yang mendaftar dapat mengisi formulir dan mengatur jadwal ujian seleksi mereka.

2.2 Lingkup Masalah

Setiap Universitas memerlukan sarana yang dapat memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi tentang Universitas itu sendiri, begitu juga dengan pelayanan lain yaitu kemudahan dalam proses pendaftaran untuk menjadi mahasiswa di Universitas tersebut. Sehubungan dengan hal-hal tersebut, maka dapat dirumuskan masalah yang dihadapi dalam perancangan aplikasi ini, yaitu:

a) Bagaimana mendesain, membuat dan menghasilkan suatu sistem registrasi yang berwasis web untuk menyimpan, menampilkan, dan mengubah pendaftar yang akan disampaikan dan diperlukan oleh petugas registrasi maupun pendaftar.

b) Bagaimana informasi pada website dapat di update dengan mudah pada waktu yang diinginkan sesuai dengan tujuan dibuatnya aplikasi ini, yaitu memudahkan masyarakat dalam melakukan proses registrasi.

c) Aplikasi ini dibuat untuk memberikan kemudahan bagi pendaftar dan juga memudahkan petuga registrasi dalam mengolah data-data pendafatar, jika dilihat dari segi waktu, aplikasi ini juga memberikan keefektifan dalam mempersingkat proses registrasi tanpa harus mengunjungi Universitas terlebih dahulu saat akan mendaftar.

2.3 Deskripsi Informasi

2.3.1 Informasi representasi Alur

Sistem Registrasi Online adalah aplikasi registrasi online yang dapat diakses oleh kalangan masyarakat yaitu calon mahasiswa yang akan mendaftar, dan petugas registrasi. Untuk dapat memperoleh data-data dari calon mahasiswa, petugas registrasi juga menggunakan data tersebut untuk mengatur kegiatan ujian tes masuk di Universitas.

2.3.2 Representasi Isi Informasi

Isi informasi dalam aplikasi ini meliputi data pendaftar yang melakukan registrasi awal data pendaftar yang telah mengisi formulir, dan jadwal ujian untuk tes masuk Universitas. Dalam jangka waktu tertentu, informasi mengenai tanggal ujian seleksi akan mengalami perubahan tergantung dari formulir yang masuk dan kapasitas dari total peserta ujian.

2.4 Deskripsi Interface Sistem

2.4.1 User Interface

Aplikasi perangkat lunak Sistem Registrasi Online Universitas XXX ini dikembangkan dengan menggunakan PHP. Perangkat lunak ini dilengkapi dengan menu untuk pengaksesan berbagai fungsi yang disediakan. Interaksi antara pengguna dan perangkat lunak dilakukan dengan menggunakan keyboard dan mouse. Ada beberapa fungsi yang hanya bisa dilakukan dengan mouse dan ada yang bisa dilakukan baik dengan keyboard dan mouse misalnya pengaksesan menu.

2.4.2 Hardware Interface

Kebutuhan minimum perangkat keras yang dapat digunakan adalah:

1. PC IBM Compatible

2. Monitor VGA yang dapat menampilkan resolusi minimal 800 x 600 pixel.

3. Keyboard dan mouse untuk interaksi antara pengguna dengan sistem.

Semua perangkat keras yang digunakan merupakan perangkat standar dalam sistem komputer dan menggunakan port standar yang ada.

2.4.3 Software Interface

Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah:

1. Nama : XAMPP 1.7.3

Sumber : Microsoft

Sebagai basis data yang dibutuhkan dalam mengoperasikan perangkat lunak.

2. Nama : notepad++

Sumber : Microsoft

Sebagai tool perancangan yang dibutuhkan dalam pembuatan perangkat lunak website alumni.

3. Nama : Mozilla Firefox

Sumber : Microsoft

Sebagai browser internet yang dibutuhkan oleh pengguna untuk melakukan akses terhadap perangkat lunak.

4. Nama : Internet Information Services (IIS)

Sumber : Microsoft

Sebagai Web Server.

5. Nama : Windows XP

Sumber : Microsoft.

Sebagai sistem operasi komputer.

2.4.4 Communication Interface

Antarmuka komunikasi perangkat lunak website menggunakan protocol TCP/IP karena perangkat lunak ini digunakan untuk mendukung model sistem client-server dengan media komunikasi intranet atau internet.

2.5 Deskripsi Fungsionalitas & Non Fungsionalitas

2.5.1 Deskripsi Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang harus ada di dalam system yang akan dibuat. Kebutuhan yang harus ada pada Sistem Registrasi Online Universitas XXX ini yaitu:

1. Sistem harus bisa menyebarkan informasi dengan lengkap, benar, dan jelas kepada masyarakat yang akan mendaftar, dan juga petugas registrasi.

2. Menyediakan sarana bagi Universitas XXX untuk menyimpan, monitor dan mengupdate data calon mahasiswa yang melakukan registrasi dan mengisi formulir pendaftaran.

3. Mewujudkan sistem pengelolaan informasi dan dokumen Universitas XXX yang berisi informasi dan dokumen yang reliable.

2.5.2 Deskripsi NonFungsional

Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework. Kebutuhan nonfunctional yang telah diuraikan di atas dapat dirangkum dalam tabel di bawah ini, dengan klasifikasi PIECES framework:

Jenis Kebutuhan Non-functional	Penjelasan
Kinerja (Performance)	- Pekerjaan diharapkan dapat diselesaikan lebih cepat, sehingga dapat meningkatkan troughput sistem. Peningkatan yang terjadi besarnya sesuai dengan jenis prosesnya.
Informasi (Information)	- Mencegah terjadinya redundancy data. - Data harus akurat, yaitu dengan meminimalisasi kesalahan pencatatan data. - Data harus konsisten.
Segi Ekonomi (Economic)	- Mengurangi ATK. - Biaya yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem tidak melebihi budget yang sudah ditentukan.
Pengontrolan Sistem (Control)	- Internal User yang akan menggunakan sistem adalah petugas registrasi. - External User yang akan menggunakan adalah calon mahasiswa yang mendaftar - Memiliki backup data, sehingga sistem lebih reliable. - Meningkatkan keamanan data, terutama data-data yang bersifat confidential.
Efisiensi Sistem (Eficiency)	- Mempermudah petugas registrasi dalam mengolah data-data calon mahasiswa - Menghemat waktu calon mahasiswa dalam melakukan proses pendaftaran
Pelayanan Sistem (Service)	- Memberikan data-data yang akurat dan lengkap untuk proses pengolahan data dan registrasi yang dilakukan oleh pihak Universitas. - Data yang ditampilkan harus mudah dibaca dan terstruktur.